Los eventos y conferencias virtuales han prosperado por necesidad ya que la pandemia nos impide reunirnos en persona. Con ello, hemos podido constatar la eficacia de los eventos virtuales y esto hace pensar que al igual que el tele-trabajo, este tipo de eventos tendrán protagonismo en el mundo post Covid-19. En Aurum estamos listos para ayudar con uno de los desafíos más importantes que enfrentan los organizadores de eventos virtuales, contratar al conferencista virtual perfecto. Seguidamente destacamos cinco razones por las que trabajar con una agencia de conferencistas virtuales como Aurum Speakers Bureau para contratar al orador virtual perfecto para tu próximo evento.
1. Aurum simplifica todo el proceso de contratación del conferencista virtual principal
Es posible que los eventos virtuales no conlleven el mismo tipo de desafíos logísticos que las grandes conferencias o ferias presenciales, pero pueden ser igualmente complicados de organizar. Es posible que hayas tenido en mente a su conferencista virtual desde antes de la primera reunión del comité de planificación, pero ¿sabes cómo proceder para lograrle para el evento?
Contratar un conferencista es diferente a cualquier otra tarea necesaria para organizar un evento de forma exitosa. Para casi todo lo demás (ubicación, infraestructura técnica, administración de registros, entre otros) trabajarás con contratistas que trabajan con términos estandarizados y fáciles de entender. En el caso de los oradores, tendrás que tratar con un asistente personal, o tal vez con un agente, siempre que tengas la suerte de abordar al correcto. E incluso entonces, solo te habrás ganado el derecho de empezar un proceso de negociación a menudo confuso y complicado.
Aurum Speakers Bureau es su agencia de conferencistas virtuales líder para eventos online y presenciales. Tan solo tienes que llamarnos o enviarnos un email, y contarás con nuestros años de experiencia en el sector y con nuestra extensa lista de oradores. Te guiaremos para que escojas al orador perfecto para tu evento, si no lo tienes claro aún. Simplificaremos todo el proceso de contratación del conferencista virtual. Nuestros agentes te apoyarán en todo, desde las negociaciones de la tarifa hasta firmar el contrato y la logística.
2. Te ayudamos a escoger al conferencista virtual perfecto para el evento
Es natural pensar en uno o dos nombres al principio del proceso de planificación de un evento e imaginar que son los únicos que pueden encajar en tu evento. Pero la realidad puede ser un poco más compleja. A todo el mundo le gustaría contar en su evento con nombres como Elon Musk, Bill Gates, Emma Watson o Oprah. Sin embargo, son personas con agendas tan complicadas que no tienen tiempo a considerar eventos como el que estás organizando. Y, debido a sus grandes fortunas, ofrecerles un buen honorario para participar tampoco es un factor que les vaya a convencer.
Muchas veces, el mejor conferencista virtual para su evento no es el más obvio. Nuestro equipo pensará en opciones que no habías considerado y te ayudará a identificar temas que tu audiencia quiere conocer, haciendo de su discurso de apertura el punto central perfecto sobre el que hacer girar todo el evento. Además, trabajar con Aurum te ayudará a no perder tiempo en opciones imposibles. Seguidamente, utilizaremos nuestra experiencia para recomendarte al conferencista cuya reputación, opiniones, estilo y temas de conversación satisfagan perfectamente tus necesidades.
¿Listo para trabajar con nosotros? Echa un vistazo a nuestra impresionante cartera de conferencistas virtuales o contáctenos para una propuesta personalizada. ¿Aún no estás convencido? Bien, ¡déjanos darte 3 razones más!
3. Minimizamos los riesgos de fallos de conexión y gestionamos la logística
Planear cualquier evento importante ya es bastante difícil, pero al menos en las conferencias en vivo no sufres el riesgo de que al conferencista se le corte la conexión de internet o que su imagen quede congelada. Las dificultades técnicas, incluidos los problemas de conexión, pueden afectar a cualquier evento virtual. Por ello, en Aurum Speakers hacemos todo lo posible para minimizar riesgos y asegurarnos de que el orador virtual esté presente, con buena conexión, y que se le escuche alto y claro durante toda la conferencia.
Trabajamos con cada uno de nuestros conferencistas virtuales para asegurarnos de que la configuración de su hogar o estudio esté optimizada para la transmisión. Además, poco antes del evento, realizamos pruebas tanto de conexión como de audio y vídeo, para asegurarnos de que todo está en orden. También les damos útiles consejos a los conferencistas sobre establecer un “plan B” por si su proveedor de internet tuviera un fallo técnico, y poder rápidamente establecer una conexión alternativa.
Nadie puede predecir el futuro. Pero antes de que tu conferencista principal dé la bienvenida a la audiencia, es bueno saber que Aurum ha tomado todas las precauciones contra las dificultades técnicas y ha abordado todos los posibles obstáculos. Con Aurum no solo contratarás a una agencia de conferencistas, sino que tendrás a un buen socio que como tú, velará para que el evento virtual sea un gran éxito.
4. Negociamos el mejor contrato posible y administramos los pagos
Contratar al conferencista virtual adecuado es solo una parte del proceso. Conseguir los términos que mejor se adapten a tu evento puede ser un tema mucho más espinoso. Aurum Speakers Bureau puede ayudarte a reservar un orador de forma rápida y sencilla, con los mejores términos posibles.
Escucharemos tu visión para el evento virtual y la conferencia que estás buscando, para luego trabajar con el orador que elijas en una agenda que se adapte a las necesidades del evento. ¿Quieres una sesión de preguntas y respuestas después de su conferencia? ¿Una conversación privada con los principales ejecutivos de tu organización? ¿Quizás un ‘meet & greet’ virtual agregaría valor para los VIPs del evento? ¿O te ayudaría al marketing del evento que el conferencista grabe un pequeño vídeo invitacional? Moveremos montañas para que esto suceda y el conferencista elegido acepte.
Al trabajar con una agencia de conferencistas virtuales líder, te asegurarás que tu conferencia principal se ajuste tanto a tu visión como a tu presupuesto. Te ayudaremos a lograr el máximo retorno de inversión, negociando estas actividades adicionales que te añadirán valor. Y cuando todas las partes estén satisfechas con los términos del contrato, continuaremos simplificando las cosas y también nos ocuparemos de la facturación y los pagos.
5. Aurum es agencia de conferencistas virtuales líder y soluciona cualquier problema en pocas horas
Incluso los eventos mejor planificados pueden salir mal por razones ajenas a tu control. Recientemente, apoyamos a un cliente en la contratación de un famoso conferencista para un gran evento virtual. Los asistentes esperaban con ansias la conferencia, el orador estaba emocionado de participar y los organizadores del evento notaron un aumento en los registros después de anunciar quién ofrecería el discurso de apertura. Nada hacía pensar que algo podía salir mal.
Con menos de 48 horas para iniciar el evento, una emergencia familiar obligó al conferencista a tener que cancelar su aparición. Ningún tipo de persuasión iba a cambiar las cosas: era una emergencia grave, con un familiar directo en el hospital, al que tenía que ayudar. La familia es siempre lo primero, y nuestro cliente lo entendió perfectamente. Sim embargo, el evento iniciaba en menos de dos días y se necesitaba acción inmediata para salvar el evento.
Después del shock inicial, nuestro cliente quedó impresionado de que, en solo unas pocas horas, Aurum tenía no solo uno, sino tres conferencistas de primer nivel listos para reemplazar el orador que canceló su aparición. Cuando el organizador tomó su decisión, Aurum se encargó del resto y solamente necesitamos firmar un simple apéndice al contrato original. El conferencista sustituto, que también encajaba perfectamente con el evento en cuestión, salvó el día con un magnífico discurso de apertura.
Ese tipo de cosas no suceden muy a menudo… pero cuando suceden, es bueno saber que estás en manos expertas que te ayudarán a salvar el evento.
Contacta con Aurum Speakers Bureau para contratar al conferencista virtual principal
Ya tienes suficiente trabajo por delante planificando tu próximo evento virtual y todo lo que le acompaña. Trabajar con una agencia de conferencistas virtuales como Aurum Speakers Bureau te ayudará a encontrar el conferencista adecuado y simplificar todo el proceso. Simplemente contáctanos y uno de nuestros agentes se comunicará de inmediato para trabajar conjuntamente con tu equipo en la elección del orador adecuado.
Trabaja con nosotros y verás por qué las empresas de Fortune 500, las principales universidades, grandes instituciones financieras y los organizadores de eventos de renombre de todo el mundo confían en Aurum Speakers Bureau cuando se trata de contratar a sus conferencistas virtuales.
